Ils sont quatre associés, tous issus de la tech. C'est en découvrant l'absence d'outils pour les organisateurs d'événements, confrontés à la délicate et chronophage gestion et coordination des équipes de bénévoles, staffs ou personnes accréditées, qu'ils ont eu l'idée de développer une solution dédiée.
En pleine crise sanitaire, Matthieu Ravey, Benjamin Vuitton, Jean-Charles Wielfaert et Florent Odier commençaient à plancher sur cette solution à partir de besoins exprimés par des acteurs de terrain. Ils sont à temps plein sur la startup, incubée au BIC de Montpellier, depuis janvier 2022.
« Nous avons notamment travaillé à partir des besoins de la station Val d'Isère qui organise quatre gros événements par an, mobilisant jusqu'à 700 bénévoles chacun, dont la gestion s'avère un vrai casse-tête et qui est habituellement gérée sur le tableur Excel car il n'existe pas d'outil métier, explique Benjamin Vuitton, COO de Recrewteer. Au départ, nous étions focalisés sur la gestion des bénévoles pour les événements sportifs ou culturels, mais les organisateurs doivent aussi gérer leur staff de régisseurs, de logistique, les traiteurs, etc., ainsi que les accès par accréditation des agents de sécurité, de la police, de la presse, des VIP... Recrewteer concerne donc toutes les parties prenantes d'un événement. »
Propriété des données garantie
Recrewteer adresse trois verticales dans l'événementiel : les manifestations sportives et les événements culturels, mais aussi désormais les événements professionnels « où il n'y a pas de bénévoles mais beaucoup de prestataires, comme le B2B Rocks Montpellier ou le France Digital Day », indique Benjamin Vuitton, qui précise avoir dans le viseur des structures organisatrices comme Montpellier Event ou GL Event.
A l'usage, Recrewteer permet de centraliser l'ensemble des informations relatives à un programme et d'automatiser les différentes tâches (inscriptions, gestion de planning, accréditations, communication interne) liées à la coordination des équipes.
« La plateforme d'inscription des bénévoles est très simple d'utilisation, et la solution est très modulable car il existe beaucoup de spécificités par événement, déclare Benjamin Vuitton. Chaque organisateur dispose d'une plateforme en marque blanche, ce qui lui garantit la propriété exclusive de ses données. Il peut gérer plusieurs événements, planifier et affecter les missions, documenter les bénévoles ou le staff, contacter les personnes par mails ou sms, prévoir les logements, faire des rapports, etc. La solution est simple à utiliser et permet un vrai gain de temps pour les organisateurs. L'outil est pertinent à partir de 40 ou 50 bénévoles et/ou personnels. »
D'ici la fin de l'année ou le début 2023, les équipes de Recrewteer préparent de nouvelles fonctionnalités : permettre aux organisateurs d'utiliser Recrewteer en direct le jour J grâce à une version mobile accessible sur smartphones, et ajouter un module de gestion des accréditations avec intégrations natives de systèmes de contrôle d'accès.
50.000 bénévoles affectés
Recrewteer a dressé un premier bilan de cette première année d'activité : elle annonce s'être imposée dans plus de 400 manifestations sportives et culturelles en France, « soit 50.000 bénévoles affectés, représentant 50 années de bénévolats », précise le COO.
La plateforme a ainsi déjà convaincu les équipes d'événements comme les 20 km de Paris, marathon du Mont-Blanc, la course Marseille-Cassis, le Festival Lumière de Lyon, le Marathon de Montpellier, le FISE, le Challenge Family Montpellier, le Grand Raid des Pyrénées, le Festival des Déferlantes à Céret, le festival Nuits sonores, le Festival Peinture fraîche à Lyon ou le Festival Quai du polar.
« La solution est disponible en cinq langues : français, anglais, allemand, italien, espagnol et hollandais, précise Benjamin Vuitton. Nous n'avons pas encore attaqué le marché à l'étranger même si nous avons quelques organisateurs qui l'utilisent déjà en Espagne et Suisse. Nous travaillons avec des distributeurs en France et avec un distributeur en Suisse. A l'export, nous visons d'abord le Royaume-Uni et l'Espagne. »
Outre les quatre associés-cofondateurs, Recrewteer emploie aujourd'hui deux salariés, pour un chiffre d'affaires prévisionnel qui devrait être de 200.000 euros en 2022, et de 450.000 euros en 2023 pour un millier d'événements.
Pas de levée de fonds en perspective pour les quatre associés qui affichent leur volonté de prioriser les fonds propres.
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