Comment Penbase digitalise le service à la personne et le secteur de la propreté

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Penbase a développé un outil dédié au secteur de la propreté (nettoyage de locaux professionnels), baptisé Dalyo Clean et accessible sur smartphone.
Penbase a développé un outil dédié au secteur de la propreté (nettoyage de locaux professionnels), baptisé Dalyo Clean et accessible sur smartphone. (Crédits : Penbase)
Spécialisée sur les solutions en mobilité pour les professionnels nomades des secteurs du service à la personne notamment, l’entreprise héraultaise Penbase lance un outil innovant pour le secteur de la propreté, avec une nouvelle approche économique.

Depuis sa création en 2003, Penbase construit des solutions mobiles innovantes pour les secteurs employant du personnel nomade. Basée à Jacou, à côté de Montpellier, Penbase fait partie de la holding India Juliet qui détient également Odéale (éditeur d'une solution de gestion des activités des services à la personne) à Saint-Etienne (42) et Emvista (IA spécialisée dans le traitement automatique du langage naturel) à Montpellier.

Ses solutions permettent l'échange d'informations avec les collaborateurs sur le terrain, afin d'optimiser pour ses clients la gestion globale de leurs structures. Aujourd'hui, Penbase annonce plus de 700 clients (PME, associations, organismes parapublics, collectivités et réseaux d'agences) utilisant leurs solutions.

Prestation faite

« Au tout début, nous avions conçu une plateforme baptisée Dalyo permettant à nos clients de développer leurs propres outils en mobilité, mais nous avons pris un premier virage en concevant des applications sur-mesure », rappelle Nicolas Gagean, directeur commercial et associé de Penbase.

En 2008, Penbase prend un autre virage essentiel et se spécialise sur la conception de produits mobiles pour le service à la personne. Elle crée Dalyo Domi, une application de télégestion mobile qui permet aux auxiliaires de vie à domicile de se connecter à un logiciel métier et de recevoir sur leur smartphone des informations concernant l'usager (informations utiles, prestations à effectuer) et leur planning.

« Le salarié pointe via la technologie NFC (Near Field Communication, permettant d'échanger des données entre un badge NFC et n'importe quel terminal mobile compatible, NDLR) quand il arrive et repart de chez l'usager, explique Nicolas Gagean. C'est important car les sociétés de services à la personne doivent pouvoir prouver que la prestation a bien été faite. Cet outil est en constante évolution. Il permet par exemple de déclarer les jours de congés ou d'être géoguidé vers le domicile de l'usager. »

Selon Nicolas Gagean, Dalyo Domi a été « le début de l'essor de Penbase ». Puis le smartphone s'est démocratisé dans les usages et a donné un coup d'accélération à l'entreprise.

Nouvelle génération de dirigeants et digitalisation

En parallèle, Penbase a développé un outil dédié au secteur de la propreté (nettoyage de locaux professionnels), baptisé Dalyo Clean. Aujourd'hui, l'entreprise poursuit sa quête d'innovation autour de ce service et a mis au point un boîtier de pointage, le Dalyo Pocket. Une seconde version est au stade de prototype et sera commercialisée en juillet prochain.

« Cette nouvelle génération de boîtier utilisera les réseaux bas débit, peu énergivores, ce qui donne au boîtier une autonomie d'un mois, précise Nicolas Gagean. Il sert à pointer l'arrivée et le départ de l'agent sur le site avec transmission du pointage en temps réel. L'entreprise sait ainsi ce qui se passe sur les sites mais cela protège aussi la bonne foi du salarié vis-à-vis de société où il effectue sa prestation. D'ailleurs aujourd'hui, certains appels d'offres imposent des systèmes de pointage permettant de prouver que le salarié était bien sur site. Notre outil permet l'analyse, complexe, des données de pointage. Depuis son smartphone, le salarié peut valider les tâches à faire, ce qui est très utile en particulier dans les locaux du domaine médical où les exigences sont très strictes. Il peut aussi déclarer des anomalies sur site en temps réel. »

Le dirigeant pointe un autre intérêt : « Il y a une nouvelle génération de dirigeants qui arrive et réalise que le secteur de la propreté est peu informatisé et qu'il y a un gros besoin en digitalisation ».

Enfin, Penbase propose depuis peu une nouvelle approche économique en proposant la location des dispositifs de pointage pour les usagers de sa solution : « Comme nous travaillons depuis longtemps avec les opérateurs, nous avons des accords et donc nous pouvons fournir des smartphones sécurisés en location à des prix très compétitifs ».

La méthode Buurtzorg

L'entreprise emploie 25 salariés, et vient de recruter un commercial et une "testeuse", et deux développeurs sont en cours de recrutement. Penbase annonce aujourd'hui un chiffre d'affaires approchant les 3 millions d'euros, réalisé en France uniquement.

« On a fait des tentatives à l'export mais pour le moment, on se concentre sur le marché français, déclare Nicolas Gagean. Mais à terme, nous devrions explorer des opportunités internationales sur le marché de la propreté. »

En attendant, Penbase explore un nouveau segment sur le service à la personne, en s'inspirant du service hollandais de soins de proximité Buurtzorg, où les infirmiers auto-pilotent et auto-coordonnent leur activité sur un secteur géographique.

« Nous voulons proposer l'informatisation d'une nouvelle façon de travailler, explique Nicolas Gagean. Aujourd'hui, la chaîne de responsabilité fait que la personne sur le terrain est celle qui a le moins de responsabilités. La méthode Buurtzorg vise à redonner de l'autonomie aux équipes et donc à responsabiliser les salariés sur l'organisation de leurs missions. Le responsable de secteur devient un manager d'équipe et non un gestionnaire de planning. Ça nécessite des évolutions informatiques que nous espérons finaliser d'ici fin 2021. C'est un besoin qui a été exprimé par un de nos clients à Rouen et nous sommes persuadés que c'est l'avenir du service à la personne. »

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