Le groupe montpelliérain Septeo regroupe 18 sociétés spécialisées dans l'édition de solutions logicielles et de services informatiques à destination des professionnels du droit, de l'immobilier et des entreprises. Cette legalTech propose depuis longtemps, au travers de la société Genapi (créée en 1988), des produits et services à destination des notaires.
C'est notamment pour sa solution Inot Office que Genapi est connue de la profession, annonçant 5.000 études équipées et près de 60.000 utilisateurs.
Le 22 septembre, dans le cadre du 117e congrès des notaires de France à Nice, Genapi présentait son nouveau logiciel (en mode SaaS), Kivia. Un outil conçu en intégrant la technologie de SoftLaw, start-up parisienne spécialisée dans l'IA dédiée aux professions du droit et que Septeo avait rachetée en avril 2020. Son outil d'intelligence artificielle permet d'analyser des contrats, d'en détecter la nature ou les clauses particulières, et trouve naturellement un intérêt appliqué à la profession notariale.
« Kivia répond aux enjeux d'efficacité et de sécurité essentiels pour nos clients, grâce à l'intelligence artificielle et au cloud », affirme Guillaume de Bruc, directeur général de Genapi.
Gagner 3h20 sur la création d'un dossier
« Le socle technique de nos solutions était vieillissant, or le métier de notaires a évolué et aujourd'hui, il existe de nombreuses technologies qui permettent de révolutionner le logiciel, explique Stéphane Fauvel, directeur des solutions métiers chez Genapi. Nous avons mis en place un lab avec des notaires de tous horizons, qui ont contribué aux évolutions du produit, et notamment sur l'intégration de l'IA et de l'analyse des datas. Kivia a été expérimenté, une phase de pilotage démarre en octobre et le logiciel sera opérationnel en janvier 2022. »
Alors que la crise sanitaire et son confinement a donné un coup d'accélérateur à la signature électronique chez les notaires, que promet cette solution de gestion intelligente pour cette profession longtemps traditionnaliste dans ses pratiques ?
« L'utilisateur garde le contrôle sur les données mais l'intelligence artificielle permet de qualifier un document et sa nature, de qualifier les conditions suspensives par exemple, de générer automatiquement la création d'un dossier, de faire une analyse contextuelle du dossier, d'extraire des données et d'automatiser les tâches et les formalités préalables à exécuter, annonce Stéphane Fauvel. Ce qui permet de gagner 3h20 sur la production d'un dossier complet... Et travaillons déjà sur des nouvelles fonctionnalités comme la rédaction d'actes. »
Des indicateurs de rentabilité, de productivité
Kivia promet également des fonctionnalités pour accompagner le notaire chef d'entreprise dans le fonctionnement de son office, comme l'explique Stéphane Fauvel : « Parce que la législation ou les règles d'urbanisme sont différentes d'une commune à l'autre, il existe des pratiques différentes d'un office à l'autre, et aujourd'hui, c'est l'utilisateur qui va définir les propres règles de l'étude dans l'outil. Kivia donne des indicateurs de rentabilité, de productivité, etc., pour le notaire chef d'entreprise mais aussi pour les collaborateurs afin de qualifier l'activité et les performances de l'étude ».
« Avec Kivia, on finalise la dématérialisation de la profession des notaires, estime Stéphane Fauvel. Kivia a fait sauter les derniers verrous. Le seul papier qui reste, ce sont les bilans comptables. Aujourd'hui, on finit de parfaire le parcours de la dématérialisation, du "sans-papier". »
L'objectif de l'entreprise, avec ce nouvel outil, est de remplacer le logiciel existant : « On espère qu'il séduira nos 60.000 utilisateurs. On imagine que l'ensemble du parc pourrait être migré d'ici une dizaine d'années », annonce Guillaume de Bruc.
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